مجالس الفرده - مشكلة إدارية

مشكلة إدرية
تدني مستوى الأداء والإنتاجية

لأحد الأقسام الإدارية
إعداد
منصور محمد الحربي
إشراف الدكتور / طلق بن عوض الله السواط

أولا : أسباب وجود المشكلة
* على المستوى الفردي .
* على مستوى التنظيم .
* على مستوى المجتمع .
أسباب وجود هذه المشكلة على المستوى الفردي
• غياب الرقابة الذاتية والدافع التلقائي للعمل لدى أفراد القسم .
• كثرة الموظفين في القسم وزيادة عددهم عن حاجة العمل .
• عدم وجود فترة تدريب لاكتشاف الموظف الجدير بالعمل .
• ضعف النظام وعدم وجود فقرات تأديبية لردع المتهاون في عمله .
• عدم اهتمام الإدارة بإيجاد محاضرات تثقيفية تخص العمل بالقسم وطريقته بشكل مستمر .
• تساهل مدير القسم وعدم وجود حوافز للأشخاص المؤهلين مما أدى لتسيبهم ومجاراتهم لبقية الموظفين المتهاونين .
أسباب وجود المشكلة على مستوى المجتمع
• تدني ثقافة أفراد المجتمع بالنسبة لاحترام مواعيد العمل والانضباط الذاتي .
• تقصير اغلب الأقسام بالإدارة في زراعة الرقابة الذاتية ومكافئة الأشخاص المؤهلين ليكونوا قدوة حسنة لبقية الموظفين .
• وجود خلل في طريقة منح جميع الأجازات المرضية وغيرها .
• المراكز التوظيفية تشترك في المساهمة في الخلل لعدم تأهيل الموظفين تربويا وعلميا ليتم تجنب مثل هذا القصور .
ثانياً : آثار هذه المشكلة

• على المستوى الفردي .

• على مستوى التنظيم .

• على مستوى المجتمع .

آثار هذه المشكلة على المستوى الفردي
• غياب روح الفريق الواحد والانتماء لدى موظفي القسم .
• اهتزاز ثقة الموظفين بأنفسهم وإدارة القسم .
• انعدام الثقة في الاتصال بين القسم والأقسام الأخرى .
• عدم بحث الموظف عن تطوير نفسه .
• نشوء شليلة داخل القسم تحارب المخلصين وتساعد في تساهل وتهاون الموظفين الجدد .
آثار هذه المشكلة على مستوى التنظيم
• الأضرار بسمعة المنشاة ككل والتغاضي عن إنجازاتها وإبراز هذا القسم كنموذج سيئ داخل التنظيم .
• تركيز جميع موظفي المنشاة على رمي أي تقصير أو خلل في سير العمل اليومي على هذا القسم .
• غياب روح الفريق الواحد بين أقسام المنشاة ككل .
• عدم قدرة المنشاة على استضافة نداوت ودورات تتعلق بهذا القسم .
• إهدار الوقت الإداري المخصص للتخطيط والتطوير بالمساءلات الإدارية .
• تأثير المنشاة بالتقييم السنوي لوجود هذا القسم من منظومتها .
آثار وجود هذه المشكلة على مستوى المجتمع
• عدم تلقي الخدمة اللازمة والمتكاملة التي تقدمها المنشاة ويحتاجها الوطن .
• اهتزاز ثقة المجتمع بأبنائه الموظفين وتفصيله للعمالة الأجنبية .
• التشكيك حتى بالكوادر المؤهلة التي تعمل تحت مظلة هذا القسم .
• يبدأ المجتمع بسحب ثقته من المنشاة ككل وتوجيه اللوم للجانب الإداري فيها.
ثالثا : طريقة التعامل مع هذه المشكلة

• على المستوى الفردي .

• على مستوى التنظيم .

• على مستوى المجتمع .

طريقة التعامل مع هذه المشكلة على المستوى الفردي
• محاولة استشعار المسئولية والعمل على إثبات الوجود .
* الحرص الدائم على تطوير وحضور الندوات والمحاضرات ذات العلاقة
• بالإضافة للتركيز على الدورات السلوكية والتربوية التي تزرع حب العمل وتدفع للإنتاجية والإبداع .
• توزيع المهام بين موظفي القسم لإشراكهم جميعا بالعمل وتحمل المسئولية .
طريقة التعامل مع هذه المشكلة على مستوى التنظيم
• الحرص مستقبلا على الانتقاء الايجابي للعاملين .
• العمل على ربط العلاوة السنوية بالتقييم السنوي لكل موظف
• العمل على تفعيل مبدأ الثواب والعقاب والتقييم المستمر للموظفين .
• تشجيع الفاعلين منهم على التأثير على البقية بالقدوة الحسنة واخذ زمام المبادرة .
• عمل تكريم شهري أو حتى سنوي للموظف المثالي والمتميز .
• عمل امتحان مناسب قبل قبول التقديم على أي وظيفة شاغرة .
• صياغة هيكلة معينة لنظام الإجازات المرضية والاضطرارية .
• إعداد سجلات للمتأخرين والمنصرفين دون إذن للحسم من مرتباتهم بقدر تأخرهم وانصرافهم دون إذن .
• العمل على تنمية روح الفريق الواحد بين موظفي القسم بإيجاد رحلات واجتماعات ولقاءات رسمية بين الموظفين أنفسهم .
طريقة التعامل مع هذه المشكلة على مستوى المجتمع
• ترسيخ مبدأ الرقابة الذاتية واستشعار المسئولية ونشرها كثقافة .
• وضع قيود محكمة مع استمرارية الرقابة على الجهات المخولة بمنح أجازات وأعذار مرضية .
• تنمية حب العمل لدى الشباب من خلال إيجاد وتكثيف محاضرات وورش عمل تتبناها المؤسسات الاجتماعية بالمجتمع لتنمية جوانب الإبداع لديهم وطرح الثقة بهم ودفعهم للإبداع .
• استمرارية منح الثقة بالكوادر الوطنية المؤهلة وعدم التأثر بالعينات السيئة .